Masse endringer

Bookingskjema!

(dette er en slags pilot for å se hva man kan bruke google wave til). kult!

http://studentersamfundet.no/bookingskjema/

Ok Jon. En kjapp gjennomgang av skjema. Målet er at dette

skal være så enkelt og lettfattelig samtidig som vi får et bilde av hva

forenigen ønsker og at foreningen selv får en forståelse av de omtrentlige

kostnaddene rundt arrangementet

Dette er ment mot eksterne studentforeninger som ikke

nødvendig vis har noen kjennskap til Studentersamfundet i det hele tatt.

Kommentarer til første fanen

Navn: - endres til navn på foreningen

Under / ved siden av / over faktaboks: Foreningen er nødt

til å være registrert som studentforening ved UiO. Med en lenke hit: http://www.uio.no/studentliv/studentforeninger/alfabetiskliste.html

Nytt felt: Tittel / Arbeidstittel på arrangementet - som kanskje var det som var ment med navn?

Dato – her må det gå tydligere frem at det er når arrangementet er planlagt.

Tidsrom – kanskje noe difust. Har du noen tips om hvordan det kan bli tydeligere / mer forsåelig.

Forventet besøkstall flyttes til en ny fane ( Lokale )

Aldersgrense: Valg mellom 18 og 20. Som en forklarende tekst her skal det stå at Studentersamfundet har 20 års aldergrense eller 18 dersom man har studentbevis. Dersom det ønskes spritservering må alle deltagerene være over 20 år.

Arrangementstype: Foreslår at det er en mulighet for å huke av flere valg enn en

som f.eks debatt + konsert eller seminar + fest.

Videre hadde det vært kult om valgene her påvirker hvilke muligheter man har videre i skjema. (f.eks har en debatt ikke behov for backline)

Ny fane - Lokale

Forventet Besøkstall: Denne flyttes hit. Her er basisregelen at det er minimum to vakter hvis det er mer enn 100 og deretter 1 vakt pr 100. (altså hvis det er 300 gjester er det 3 vakter) Men - hvis det er en debatt med 200 mennesker trenger man sansynligvis ingen vakter.

Vakthold vil være den desidert største kostnaden så her må vi finne en utregning som fungerer. Skal snakke med Johan som er vaktsjef og høre hva han mener om saken.

Her er det også nødvendig med en forklarende tekst som sier at Forventet besøkstall må ligge så reelt som mulig.

Valg av lokale: Mulighet til å velge lokaler. – her må det kanskje også en kort beskrivelse på de forskjellige lokalene (som f.eks egnet bruksområde) og kapasitet. Kanskje legge på noen bilder eller lenke til en side på studentersamfundet.no til det aktuelle lokalet.

Kommentar til fanen Tekniske behov.

Som sagt så tror jeg det er mest hensiktsmessig at man får opp de valgene man mest sansynlig har behov for. Så om de reguleres av hilken type arrangement man har tror jeg det er best. Rider / Merknader kan byttes til Andre behov, merknader og/eller rider.

Tror ikke det er aktuellt å ta betalt for disse tingene. En forklarende tekst her bør være at dersom vi ikke har utstyret de ønsker tilgjengelig kan dette ordnes på arrangørens regning.

Lasse skal se litt på denne delen av skjemaet. Så vi får med det vi trenger.

Kommentarer til fanen Produksjon

Produksjonsansvarlig vil være obligtorisk på noen arrangement og i noen lokaler (som f.eks storsalen), mens det på andre ikke er behov for det i det hele tatt. (Baransvarlig kan fint fugere som produksjonsansvarlig på enklere arrangement). Det bør også være en liten tekst om hva en produksjonsansvarlig gjør. -Tekst kommer.

På garderobe og billettsalg kan det være en forklarende tekst som sier at dette er noe de kan stille med selv dersom de ønsker det.

På vakthold kan de få et ferdig utregnet estimat på hvor mange vakter som trengs basert på type arrangement, lokale og forventet antall.

(Kan kanskje spesifieres at man ikke slipper inn mer mennesker enn det er satt opp vakter for)

Kommentarer til fanen Bevertning

Ser i stor grad bra ut. Gaute vil du gå over og endre dette så det ser riktig ut?

Annet fra huset bør kanskje være et kommentarfelt.

Mat fra huset burde kanskje utløse et kommentarfelt hvor man kan spesifisere hva man mener med det. Evnt gi noen ferdige valg som lunch/sandwitcher, tapas/fingermat, middag.

Bonger / Fribar må forklares bedre. (Gratis bar er jo alltid morsomt) En tekst som sier om du ønsker at det skal deles ut bonger som kan benyttes i baren som foreningen fakturers for i etterkant. Tror egentlig vi kan kutte ut fri bar -med mindre det er en gjennomsubsidiert forening eller en millionærfratboysforening.

Få med et valg om velkomstdrink.

Ny fane - Vilkår

Vi har en standardkontrakt som de må akseptere.

Den ser f.eks slik ut: (Torgeir vil du gå gjennom?)

1 Lokaler, personale og utstyr

1.1 Område

Denne kontrakten gir kunden adgang til lokalene:

XXX.

All bruk av tilstøtende lokaler inkludert barområder skal godkjennes av DNS representant på stedet.

1.2 Tidsrom

DNS forbeholder seg retten til å bortvise enhver gjest etter sistnevnte tidspunkt.

1.3 Personale

DNS stiller med personale i henhold til oversendt tilbud. I tillegg til dette

stiller DNS tilstrekkelig personell til servering fra barområder under arrangementet.

1.4 Utstyr

Kunden har tilgang på tilgjengelig utstyr i Storsalen på Chateau Neuf. CNS pikter å informere om hva

slags utstyr dette er.

1.5 Forsikring

Leietaker er selv ansvarlig for å tegne

forsikring for eget personale og utstyr.

1.6

Rydding

Ved arrangementet slutt skal lokaler være ryddet for avfall, dekorasjoner, mm. som kunden selv har medbrakt. Gjenstander som ikke er fjernet etter avtale tilfaller DNS vederlagsfritt med mindre DNS beslutter å fjerne disse for kundens regning.

DNS vil stille et lokale til disposisjon der kunden kan oppbevare gjenstander inntil to virkedager etter arrangementets avvikling.

1.7

Bruk, erstatningsansvar

Kunden har kun rett til å bruke lokalene til avtalt arrangement. Leietaker plikter å behandle lokaler på Chateau Neuf med

tilbørlig aktsomhet. Lokalene må ikke brukes på en måte som forringer Chateau Neufs eller lokalers omdømme.

Kunden er økonomisk ansvarlig for skader på inventar, innredning, utsmykking, teknisk utstyr mv på Chateau

Neuf eller på CNS ansatte, forårsaket av kunden eller deres gjester.

CNS kan stanse eller innskrenke ethvert pågående arrangement dersom dette er nødvendig for å avverge vesentlig skade eller for å overholde norsk lovgivning, forskrifter, offentlige pålegg mv. kunden plikter å rette seg etter dette uten ugrunnet opphold og kan på dette grunnlag ikke gjøre krav om prisavslag eller erstatning gjeldende.

2 Betalingsbetingelser og priser

2.1 Pris

I henhold til oversendt tilbud

2.2 Innbetaling av

produksjonskostnader, erstatninger mv

Produksjonskostnader, erstatninger, m.m , her definert som alle kostnader påløpende kontraktsforholdet, skal gjensidig innbetales den annen part innen 14 dager etter arrangementslutt. Kostnader som ikke inngår i vedlagte tilbud skal skriftlig redegjøres for. Tillegg påføres tilbudet iht DNS sin prisliste.

3 Avlysning og endring av arrangement

3.1

Informasjonsplikt

Partene plikter uten ugrunnet opphold å opplyse om omstendigheter som innbærer at forpliktelser etter denne kontrakt ikke kan oppfylles.

3.2 Avlysning

Begge parter har rett til å kansellere nærværende kontrakt på forhånd (avlysning). I så fall gjelder kun følgende erstatningsbetingelser:

En uke før arrangementsavvikling: vederlagsfritt etter dette kreves hele leiesummen.

Erstatningsbeløp skal den avlysende part innbetale til den annen part innen 14 dager fra arrangementets dato.

Avlysning må skje muntlig og skriftlig innen de angitte frister.

4 Andre betingelser

4.1

Mislighold

Begge parter har rett til å heve nærværende kontrakt ved vesentlig misslighold eller forventet vesentlig misslighold. Som vesentlig misslighold regnes blant annet manglende innbetaling eller depositum, manglende sikkerhetsstillelse, forhold som påfører den annen part uforutsette kostnader av vesentlig art, brudd på norsk lovgivning, forskrifter, offentlige pålegg, skjenkebevilling og branntekniske forhold. DNS er ansvarlig for direkte og indirekte tap (følgetap så som tapt omsetning) som følge av denne kontrakt. Kunden har ikke under noen omstendighet rett til å holde tilbake avtalt beløp, selv om Kunden påstår at DNS har missligholdt avtalen.

4.2 Skjenkebevilling

DNS eller dens representanter kan gi ethvert pålegg som er nødvendig for å overholde skjenkebevilling, skjenkeforskrifter, branninstrukser mv. kunden plikter å følge slike pålegg uten ugrunnet opphold og uten rett til erstatning/prisavslag.

4.3 Konfidensialitet

Denne avtalen med vedlegg er konfidensiell og kan ikke offentliggjøres helt eller delvis uten den annen parts skriftlige samtykke. Offentliggjøring uten samtykke utgjør hevingsgrunn for den annen

part.

4.4 Annet

Innholdet i denne avtale med vedlegg er i sin helhet bindene for begge parter. Enhver endring retting korreksjon og ethvert tillegg skal gjøres skriftlig og godkjennes av begge parter. Husleieloven

kommer ikke til anvendelse på dette leieforhold.

4.5 Tvister

Tvister som hefter ved denne kontrakt løses ved voldgift etter tvistemålsloven kap. 32. Voldgiftsretten oppnevenes av justitiarius i Oslo byrett desom partene ikke blir enige om oppnevnelse.

Verneting er Oslo.

Denne kontrakt samt alle dens vedlegg er lest og forstått

Ny fane: Oppsummering av forespørselen

Her kan det også være en knapp med Send som går til teknisk ansvarlig, bookingansvarlig og administrasjonsleder.